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会社あるある

退職までの日々を書いていくpart2

生産性のない会議にあきあきしている、Maegawa(@dpshota)です。

会社員をやっていれば意味のわからない会議・無駄な会議に参加しなくちゃいけないときってあると思います。でも、なかなか変えられないのが現実です。ボクも2年間会社にいますが、変えられませんでした。

無駄な会議を無くすためにどうしたらいいのか?つらつら書いていきたいと思います。

会議ってなんでするんだろう?

会議ってプロジェクト内・チーム内・部内・仕事相手と、などなど相手は変わりますが、人が集まって情報共有方向性の確認問題の対処を検討する場所です。

会議ですること

  • 情報共有
  • 方向性の確認
  • 問題の対処
  • 進捗管理

なんですが!

意見を言わなかったり、考えている時間で会議の時間が過ぎてしまったり、するわけです。

これはそもそもの話ですが、会議をするっていうことは何かしらの目的があるわけですよ。そのために、会議ではなにをしなくちゃいけないのか?っていうのが絶対あるはずなんです。

もちろん、会議をするって決めた方はわかっているはずです。しかし、会議への参加メンバーがそれを理解していないってことはよくある話で、まずは会議をいついつにやります!って決めたら参加メンバーにも目的をわかるように伝えて欲しいですね。

会議が無駄だと思う理由

会議って Face to Face、対面式なのでどんな方法よりも伝わり方は一番です。それでも、無駄な会議って思ってしまうのは、それなりの理由があるということ。

ボクが考える会議が無駄だと思う理由はこちら

  1. 会議の趣旨説明が長い
  2. 意見を自ら言わない
  3. 意見を否定される
  4. 考える時間がある
  5. 会議資料を作らなくちゃいけない
  6. 議題に関係する参加メンバーは一部だったりする
  7. 参加しているだけで仕事をした気になる
  8. 時間が取られる
  9. 会議の場所への移動が必要(社外会議の場合)

結構でてきました。スラスラでてくるから気持ち悪い。

会議を良くするために

不満ばかり言っても仕方がありません。改善するためにはどうしたらいいのか?を考える必要があります。では、具体的にどんなことが考えられるでしょうか?

会議前に目的を共有する

はじめのほうでも少し書いていますが、会議の前に目的を共有することは重要です。何のために会議をするのか?目的がわかっていなければ行動しようがないからです。

目的がわかっていれば、目的を達成するためにどうしたらいいか?を考えることができます。つまり、会議の前に目的を共有することで会議内で考える時間を減らすことができます。

考えればあたりまえのことですが、目的を共有するって意外にできていない方はいます。また、会議の趣旨説明・議題の共有すらできていない人もいます。有意義な時間を過ごすためにも、目的を共有しましょう。

会議内の考える時間を減らすために、会議の目的を事前に共有しましょう

発言する勇気を持ちましょう

日本の会社内だとこれまでの流れを変えるような意見は否定されがちです。意見を否定されると発言を控えたり、意見をいうのも無駄に感じてしまい、考えることも辞めてしまいます。

ボクも下っ端がいっても無駄なんだから・・・という思いから何度も発言を控えてきました。しかし、発言しなければなにも変わりません。なので、発言しやすい環境・関係づくりも大事です。

意見をいわなければなにも変わらない。自分の意思表示をしよう。

どこでも会議

会議は Face to Faceが多いです。そのため、場所を移して会議なんてのもよくあります。だけど、移動時間ってすごく無駄じゃないですか?

5人が会議のために10分移動したら、合計50分も移動に費やしていることになります。お客さんが相手では・・・という意見も聞こえてきますが、無駄なことは無駄なんです。

いまはインターネットが発達して、Skype会議などをする会社も増えてきました。ソフトの導入なんてたいしたことではありません。時間はもっとも大切なものです。経費削減よりも時間削減を目指して動くとより良く会社もまわるのではないでしょうか。

経費削減よりも時間削減を目指す

 

 

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