会社員時代

新入社員がいち早く覚えるべき仕事はExcel(エクセル)の使い方

今回は、新入社員とExcel(表計算ソフト)に関する記事になっています。

新入社員は覚える仕事がいっぱいだと思いますが、その中でもExcelが一番重要です。

なんでExcelが重要かというと、会社に入るといろいろな書類を作らされ、見積書も作ることが出てきて、Excelを使用する頻度が一番高いから。

では、Excelを覚えることによってどんなことが実現できるのかご紹介します。

Excel(エクセル)ってなに?

Excelはエクセルと呼ばれ、Microsoft製のものが主流です。

Excelの基本的なことをご紹介するので、既にご存知の方は次の項目へどうぞ。

※Microsoft Excel 2016の画面

Excelは上の画像のような画面になっていて、数値を入れ、四則演算などをするのがメインのソフトです。

しかし、会社では数値をどこかから引用しなければならない場合に、Excelで書類作成まで行うことがほとんどです。

ボクもExcelで書類をいっぱい作っていました。書類作成の基本はWordという別のソフトがメインのはずなんですがね・・・

話をもどしますと、Excelで書類まで作るのであれば自動的に数値をもってきて楽をしたいというのが本音です。

Excelには関数と呼ばれる、数値の合計や平均を自動的に出したりする機能があるので、関数を積極的に利用して書類作成を楽しちゃいましょう。

Excelの関数を覚えると一瞬で計算されます

関数って聞くと難しそうって思う方もいるかもしれませんが、そんなことありません。

めちゃくちゃ簡単です

例えば、ある数値の合計を出したい場合はこんな感じになります。

B列に数値が入っている場合、合計欄に「=SUM(B2:B6)]入力するだけで合計が計算されます。

簡単じゃないですか?

平均をだしたければ、「SUM」を「AVERAGE」に変えてみてください。

合計などは、縦でなく横の場合もありますよね。

横の場合は、「=SUM(B2:F2)」と入れてあげてください。

 

このように、関数を使うことで自動的に計算されます。

人が頭や電卓で計算すると計算ミスが起こる可能性もあるので、Excelに任せるのが一番です。

関数はSUMやAVERAGEだけではありませんので、別の機会に紹介します。

Excelにはマクロ(プログラム)機能もある

関数が便利なのはご理解いただけましたでしょうか。

Excelには、関数を上回る「マクロ」と呼ばれる機能があります。

マクロは、人が作業した手順を覚えて、1クリックするだけで同じことをしてくれる機能です。

めっちゃ便利ですよね!1クリックで同じことをしてくれるんですよ?!

ただ、マクロには限界があって、それを細かくコントロールするためにプログラムを書く必要があります。

プログラムといっても、一番簡単なので難しく考える必要はありません。

マクロを自由自在にあやつることができれば、1クリックで見積書の計算、書類作成、印刷まで自動でやってくれます。

もちろん、書類の宛名変更もスイスイです。

 

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実際にボクがやってみて、とっかかりやすかったものです。

 

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前川翔太
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