- メールを作るのに時間がかってメインの業務が進まない
- 上司は社内の人間だけどちゃんと送らなきゃいけないのか？
今回は、こんな悩みについて回答していきたいと思います。
会社に属しているとメールでの連絡は必須となっていて切り離せなくなっているので、メールをしないようにするというよりも、できるだけ時間をかけずに済む仕組みを作ったほうが良いでしょう。
例えば、「テンプレートを作ってメール作成の時間を減らす」です。
上司へのメールのテンプレート
まずは、上司へのメールについてです。
社会人になりたてだとどんなふうに返していいかわからないですよね。
- 「様」をつけるのか？
- 「お世話になります」は必要？
- 署名は？
上司は、上の立場の人というだけで社内の人間です。丁寧な言葉は使ったほうがいいですが、かしこまった部分は省いたほうがいいでしょう。
丁寧にお願いすることよりも、「早く」「正確に」伝えられたほうが業務が進みますね。
これぐらいにしておくとスッキリとしたメールになります。
- 「さま」は付ける
- 「お世話になります」は略す
- 署名は付けない
テンプレートとして作成するならこんな感じになります。
○○様
お疲れ様です、□□です。
◆◆の件、次のようになったので報告します。
報告内容を記す
よろしくお願いいたします。
□□
社外の人へ送るメールのテンプレート
社外の人へメールを送る場合は、できるだけ丁寧にかしこまった感じのメールだと良い印象を持たれやすいです。特に相手が50代以上の場合。
基本は上司へ送るメールのテンプレートなのですが、少し変えるだけで十分な場合がほとんどです。
例えばこういったメールになります。
○○様
お世話になります、株式会社◾️◾️の□□です。
◆◆の件、次のようになったので報告します。
報告内容を記す
よろしくお願いいたします。
□□
署名を記す（社名、住所、電話番号は必須）
文頭の「お疲れ様です」を「お世話になります」に変えて、「社名＋自分の名前」にします。
文末には自分の名前と、署名が必要です。文頭に名前があるから不要だという考えもありますが、「誰から送られてきたメールなのか？」を、ハッキリさせておくためです。本文が長い場合もありますからね。
署名については、「社名」「住所」「電話番号」を書いておく場所です。相手が連絡したいと思ったときに「そういやメールにあったな」と、メールを見るだけで連絡できますよね。
上司へのメールの書き方を指摘されたらどうしたらいい？
上司にメールを送ったら「こんなメールの書き方はおかしい！」と、指摘してくる方もいらっしゃるかもしれません。
そういった場合は、素直に受け入れて修正したほうが無難です。上司との関係に溝ができるとその後の会社員生活に支障が出るので。
ただ、メールの書き方を指摘されたときに、自分がどういった意図をもってメールを作っていたのか、理由は説明しておいたほうがいいです。
なにも考えずに適当なメールを作っていると思われるより、意図があって略したメールを作っていると思われたほうが、良い印象を持ってくれるかもしれません。
メール作成はテンプレートを使って時間短縮しよう！
今回のまとめです。
- メールのテンプレートを作って時間短縮しましょう
- 上司に送るメールはできるだけシンプルに
- 社外に送るメールは丁寧で、情報満載に
会社に着くやいなや、メールを確認して返信すると思いますが、めちゃくちゃ時間かかりますよね。慣れないうちは、1日の中でメール作成に2時間かかったりもするものです。
でも、自分の中でテンプレートを作ってしまえば5、10分ほどで終わってしまう場合がほとんどなので、テンプレートを作っちゃいましょう！
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